W pierwszym półroczu 2026 r. ZUS przeprowadził 219,7 tys. kontroli zwolnień lekarskich i wydał 10,5 tys. decyzji wstrzymujących wypłatę zasiłków chorobowych. Jesienią i zimą, gdy rośnie liczba infekcji i absencji, szczególnego znaczenia nabiera weryfikacja L4. Kontrole może prowadzić zarówno ZUS, jak i uprawniony pracodawca, który może odwiedzić pracownika pod wskazanym adresem pobytu. Nieprawidłowości pomagają im wykrywać również narzędzia cyfrowe. Korzystanie ze zwolnienia niezgodnie z jego celem może skutkować utratą zasiłku, a w określonych przypadkach także zwolnieniem z pracy.

Jesień i zima to okres, w którym infekcje sezonowe mogą zwiększać skalę nieobecności pracowników w firmach. Jak wynika z danych ZUS za 2025 r. liczba dni absencji chorobowej pod koniec roku była o 15 proc. wyższa niż w miesiącach letnich, co w przeliczeniu na doby daje ponad 2,5 mln dni. W czerwcu wyniosła 17,71 mln dni, w lipcu – 17,80 mln, a w sierpniu – 17,38 mln. W listopadzie było to już 18,71 mln dni, natomiast w grudniu – 19,96 mln.

Zmiany w przepisach, które weszły w życie w 2026 r., doprecyzowały zasady kontroli zwolnień lekarskich oraz uprawnienia kontrolujących i obowiązki osób przebywających na L4. W działaniach kontrolnych ZUS wykorzystuje narzędzia analityczne, w tym model predykcyjny oparty na sztucznej inteligencji, który pomaga typować zaświadczenia e-ZLA do weryfikacji. Technologia wspiera identyfikowanie przypadków wymagających sprawdzenia, ale sama ocena systemu nie przesądza o nadużyciu.

– Nowe przepisy i rozwój narzędzi analitycznych zmieniają sposób prowadzenia kontroli zwolnień lekarskich. ZUS wykorzystuje modele predykcyjne i analizę danych do typowania zaświadczeń, które mogą wymagać sprawdzenia. Pracodawcy mają z kolei dostęp do elektronicznych zwolnień e-ZLA na platformie PUE ZUS i mogą wykorzystywać systemy kadrowe do analizowania absencji oraz identyfikowania powtarzających się wzorców. Technologia ułatwia porządkowanie informacji i wskazywanie sytuacji wymagających uwagi, ale nie zastępuje oceny konkretnych okoliczności. Kluczowe jest połączenie skutecznego wykrywania nadużyć z poszanowaniem praw pracowników i obowiązujących przepisów – zaznacza Magda Dąbrowska, prezeska Grupy Progres.

Z danych ZUS wynika, że w I kwartale 2026 r. przeprowadzono 111,6 tys. kontroli osób posiadających zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy. W II kwartale było ich 108,1 tys. Łącznie w pierwszych sześciu miesiącach roku liczba kontroli wyniosła 219,7 tys. i skutkowała wydaniem w sumie 10,5 tys. decyzji wstrzymujących dalszą wypłatę zasiłków chorobowych. Wartość wstrzymanych świadczeń sięgnęła 18,55 mln zł.

– Z perspektywy pracodawcy ważne jest, by reagować na konkretne sygnały, a nie opierać się na samych przypuszczeniach. Częste, krótkie zwolnienia, kolejne zaświadczenia od różnych lekarzy czy naprzemienne korzystanie z zasiłku chorobowego i opiekuńczego mogą skłonić do bliższego przyjrzenia się sytuacji. Uwagę mogą zwrócić także przypadki osób, które wcześniej utraciły prawo do świadczenia z powodu niewłaściwego wykorzystywania zwolnienia lub po kontroli lekarza orzecznika otrzymują kolejne L4. Podstawą do weryfikacji może być również podejrzenie, że pracownik podczas zwolnienia wykonuje pracę zarobkową albo podejmuje aktywności, które nie służą rekonwalescencji. Żadna z tych okoliczności sama w sobie nie przesądza jednak o nadużyciu. Kontrola powinna służyć wyjaśnieniu wątpliwości i ustaleniu, czy zwolnienie jest wykorzystywane zgodnie z jego celem – mówi Magda Dąbrowska.

Pokazuje to również jedna ze spraw rozpatrywanych przez sąd. ZUS odmówił zasiłku osobie przebywającej na zwolnieniu lekarskim, która wyszła z domu, by zawieźć psa na zabieg weterynaryjny i przekazać rehabilitantowi wyniki badań drugiego zwierzęcia. Sąd przyznał jej rację, wskazując, że opieka nad zwierzętami i wizyty u weterynarza mogą należeć do zwykłych czynności dnia codziennego. Sam fakt wyjścia z domu nie przesądza więc o niewłaściwym wykorzystywaniu L4. Kluczowe jest to, czy dana aktywność utrudnia lub wydłuża leczenie albo rekonwalescencję. Zwolnienie lekarskie nie oznacza, że normalne życie całkowicie się zatrzymuje, ale podejmowane czynności trzeba oceniać z uwzględnieniem stanu zdrowia i celu zwolnienia.

ZUS i pracodawca mogą dużo, ale kontrola ma swoje granice

Każdy pracodawca ma prawo sprawdzić, czy pracownik prawidłowo korzysta ze zwolnienia, za które otrzymuje wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę. Jeśli firma zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, może kontrolować również pracowników pobierających zasiłek chorobowy lub opiekuńczy albo świadczenie rehabilitacyjne, o ile sama je wypłaca. Mniejsze firmy (zgłaszające nie więcej niż 20 ubezpieczonych) mogą zwrócić się do ZUS o przeprowadzenie takiej kontroli. Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego nie dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych na umowę o pracę. Może objąć także innych ubezpieczonych, np. zleceniobiorców, jeśli pracodawca jest uprawniony do przeprowadzenia takiej kontroli. ZUS również sprawdza, czy zwolnienia są wykorzystywane zgodnie z ich celem. Kontrola może odbyć się na każdym etapie zwolnienia, także od pierwszego dnia. Nie ma jednego, ustalonego z góry terminu jej przeprowadzenia. Urząd może sprawdzić zarówno sposób wykorzystywania L4, jak i zasadność orzeczonej niezdolności do pracy.

Sprawdzenie prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego może odbyć się w miejscu zamieszkania pracownika, pod adresem czasowego pobytu wskazanym w e-ZLA, a także w miejscu pracy lub prowadzenia działalności gospodarczej. Jeśli uzasadniają to okoliczności sprawy, weryfikacja może objąć również inną lokalizację. Osoba uprawniona do jej przeprowadzenia może poprosić pracownika o okazanie dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz złożenie wyjaśnień. W razie potrzeby może też zwrócić się o dodatkowe informacje do płatnika składek lub lekarza prowadzącego.

Zakres tych uprawnień jest ograniczony przepisami i nie pozwala na dowolne naruszanie prywatności pracownika. Osoba przeprowadzająca czynności powinna przedstawić dokument tożsamości oraz upoważnienie, a także poinformować pracownika o przysługujących mu prawach, w tym o możliwości wniesienia zastrzeżeń do protokołu. Jest również zobowiązana do zachowania w poufności informacji dotyczących życia prywatnego. Nie może żądać od pracownika ujawnienia diagnozy ani podania przyczyny niezdolności do pracy.

Pracownik powinien umożliwić przeprowadzenie czynności sprawdzających, przekazać informacje dotyczące ich zakresu oraz udzielić wyjaśnień na prośbę osoby uprawnionej.

Po zakończeniu czynności sporządzany jest protokół, a pracownik ma 7 dni od jego otrzymania na zgłoszenie zastrzeżeń i wskazanie dowodów. Jeśli ZUS wyda niekorzystną decyzję dotyczącą prawa do świadczenia, można odwołać się do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych w ciągu miesiąca od jej doręczenia.

Konsekwencje nieprawidłowego wykorzystywania L4 mogą być zarówno finansowe, jak i zawodowe. Ubezpieczony może stracić prawo do zasiłku za cały okres zwolnienia, a jeśli świadczenie zostało już wypłacone i ZUS uzna je za nienależnie pobrane, może zażądać jego zwrotu wraz z odsetkami. Przy średniej dziennej wysokości zasiłku wynoszącej w lipcu tego roku 165 zł, za 14 dni oznacza to około 2310 zł, a za 30 dni – 4950 zł. Ostateczna kwota zależy od indywidualnej wysokości świadczenia i okresu objętego decyzją.

Pracodawca może również wyciągnąć konsekwencje służbowe. W zależności od okoliczności i wagi naruszenia może zastosować upomnienie lub naganę, a w poważniejszych przypadkach rozwiązać umowę o pracę, także bez wypowiedzenia z winy pracownika, jeśli spełnione są ustawowe przesłanki. Nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia może również wpłynąć na ocenę wiarygodności pracownika i jego dalsze relacje z pracodawcą. Nie każda wątpliwość ani samo wszczęcie czynności sprawdzających oznaczają jednak utratę świadczenia lub uzasadniają zwolnienie dyscyplinarne.

– Choroba jest naturalną częścią życia zawodowego, a pracownik musi mieć czas i warunki, by wrócić do zdrowia. Jednocześnie skala absencji chorobowej stanowi realne wyzwanie dla pracodawców, którzy muszą zapewnić ciągłość działania i organizować pracę zespołów. Dlatego tak ważne jest odpowiedzialne korzystanie ze zwolnień lekarskich. Nadużycia uderzają nie tylko w firmy, ale także w osoby, które rzeczywiście potrzebują leczenia. Podważają zaufanie i sprawiają, że większą uwagę mogą przyciągać również przypadki, w których nie ma żadnych nieprawidłowości. Skuteczne i prowadzone zgodnie z prawem kontrole pomagają chronić zarówno interes pracodawców, jak i tych pracowników, którzy naprawdę potrzebują czasu na powrót do zdrowia – podsumowuje Magda Dąbrowska, prezeska Grupy Progres.