27 kwietnia 2026 roku weszła w życie pełna cyfryzacja procesu legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce, a zaledwie kilka dni później – 4 maja – rusza nabór wniosków o kartę CUKR dla osób objętych ochroną czasową. Zmiany, które mają uprościć i przyspieszyć procedury, w praktyce oznaczają całkowitą zmianę zasad gry: koniec papierowych wniosków, obowiązkową obsługę elektroniczną i większą odpowiedzialność po stronie cudzoziemców oraz pracodawców. Wszystko to w momencie rekordowego obciążenia administracji i przy setkach tysięcy potencjalnych nowych wniosków. Pierwsze testy systemu i pojawiające się błędy pokazują, że wymaga on jeszcze dopracowania.

Od 27 kwietnia jedyną drogą złożenia wniosku o pobyt jest system MOS 2.0. Cudzoziemiec musi samodzielnie założyć konto, posiadać profil zaufany i podpisać dokument elektronicznie. To jednak dopiero pierwszy etap – w przypadku pracy lub nauki do procesu włączony zostaje pracodawca lub instytucja edukacyjna, która musi uzupełnić dane i również podpisać dokument zgodnie z zasadami reprezentacji (zgodnie z KRS lub wpisem działalności).

– Dziś cudzoziemiec nie jest w stanie samodzielnie złożyć wniosku, a przy tym system nie pozostawia miejsca na błędy formalne. Już na etapie jego wypełniania wskazuje adres e-mail organizacji, która otrzymuje dedykowany link i ma obowiązek uzupełnić dane dotyczące warunków pobytu i zatrudnienia. Konieczna jest więc reakcja wskazanego podmiotu, który musi działać w określonym czasie i zgodnie z przyjętym trybem reprezentowania. Podpis musi złożyć osoba uprawniona – często członek zarządu – co dodatkowo wydłuża i komplikuje proces po stronie firm. Dopiero po wykonaniu tych czynności wniosek uznaje się za skutecznie złożony. Jeśli coś się nie zgra – wniosek nie powstaje i nie przechodzi przez system – mówi Julia Nowicka, ekspertka ds. legalizacji zatrudnienia cudzoziemców w Grupie Progres.

System bez marginesu błędu

Choć przepisy formalnie pozwalają na złożenie wniosku nawet w ostatnim dniu legalnego pobytu, w praktyce nowe zasady całkowicie zmieniają tę rzeczywistość – przy obecnej konstrukcji systemu jest to założenie czysto teoretyczne. Proces wymaga czasu – zarówno na przygotowanie cudzoziemca do obsługi systemu, jak i na reakcję pracodawcy oraz zebranie dokumentów.

– Realnie cudzoziemiec powinien rozpocząć procedurę co najmniej miesiąc, a najlepiej trzy miesiące wcześniej. Inaczej ryzykuje, że nie zdąży przejść przez proces – podkreśla Julia Nowicka.

Brak możliwości złożenia wniosku w terminie oznacza natychmiastowe przejście w nielegalny pobyt, a to pociąga za sobą kolejne konsekwencje – utratę prawa do pracy i odpowiedzialność po stronie pracodawcy, w tym kary od 3 do 50 tys. zł oraz ryzyko kontroli.

– Widzę realne ryzyko, że część cudzoziemców wbrew swojej woli trafi na szarej strefy, a ich pobyt zostanie uznany za nielegalny – nie z powodu naruszenia przepisów, ale z powodu niewiedzy i braku możliwości przejścia przez procedurę – dodaje ekspertka ds. legalizacji zatrudnienia cudzoziemców z Grupy Progres.

Cyfryzacja na tle przeciążonego systemu

Zmiana wchodzi w życie w momencie, gdy administracja już dziś działa na granicy wydolności. Dane Najwyższej Izby Kontroli pokazują dziesiątki tysięcy spraw w toku, wielomiesięczne opóźnienia i decyzje wydawane nawet po ponad roku, a w skrajnych przypadkach – po kilku latach. W jednym z urzędów liczba spraw przekroczyła 38 tys., a na jednego pracownika przypada średnio blisko 690 postępowań.

Jeszcze bardziej alarmujące dane pochodzą z Dolnego Śląska – mowa o 60,6 tys. zaległych sprawach i 6,8 tys. wniosków pozostawionych bez rozpoznania, przy łącznych zaległościach sięgających niemal 61 tys. postępowań. W skrajnych przypadkach czas oczekiwania na decyzję wynosi nawet trzy lata. Do tego dochodzą koszty systemowe – jeden z urzędów wypłacił ponad 12 mln zł z tytułu przewlekłości postępowań.

– Te liczby pokazują jedno: system już dziś jest przeciążony. Cyfryzacja wchodzi w moment największego napięcia – komentuje Julia Nowicka.

Skala wyzwań rośnie wraz z liczbą cudzoziemców w Polsce – ponad 966 tys. osób posiada aktywny status UKR, a łączna liczba nadanych numerów PESEL UKR przekroczyła 2 miliony. To grupa zróżnicowana, obejmująca również osoby ze „strefy wrażliwej”, które mogą mieć największe trudności w obsłudze systemu cyfrowego.

– Niestety duża część cudzoziemców nie wie, czym jest profil zaufany ani jak korzystać z podpisu elektronicznego. Brakuje też urzędników, którzy mogliby to wyjaśnić, a dodatkową barierą jest nieznajomość języka polskiego. W efekcie wiele osób nie jest w stanie samodzielnie przejść przez proces elektronicznej procedury i często nie ma też realnego wsparcia w jego obsłudze – zaznacza ekspertka ds. legalizacji zatrudnienia cudzoziemców z Grupy Progres.

Kolejna fala: karta CUKR

Już 4 maja system zostaje dodatkowo obciążony uruchomieniem wniosków o kartę CUKR dla osób objętych ochroną czasową. To oznacza setki tysięcy potencjalnych wniosków – obecnie ponad 900 tys. osób korzysta z ochrony czasowej, co bezpośrednio przekłada się na skalę procesu i dodatkowe obciążenie urzędów. Choć przepisy zakładają 180 dni na rozpatrzenie spraw, doświadczenia administracyjne pokazują, że terminy te mogą być trudne do dotrzymania.

– Przed nami ogromna liczba wniosków – nawet około 800 tysięcy i więcej w mniej niż rok. To nie jest zwykłe obciążenie administracyjne, tylko skala, która realnie wpływa na wydolność całego systemu. Urzędy będą musiały jednocześnie obsługiwać nowe sprawy i nadrabiać już istniejące zaległości, co w praktyce oznacza ryzyko dalszego wydłużania terminów – wskazuje Julia Nowicka.

Jednocześnie część cudzoziemców – szacunkowo od 6 do 12% – nie spełni warunków uzyskania karty, co oznacza ryzyko wykluczenia z systemu i brak alternatywnej ścieżki legalizacji pobytu.

– Mamy sytuację, w której system przyjmuje ogromną liczbę wniosków, a jednocześnie część osób nie ma żadnej ścieżki legalizacji. To bardzo trudne połączenie, bo z jednej strony rośnie presja na administrację i czas rozpatrywania spraw, a z drugiej pojawia się realne ryzyko wykluczenia części cudzoziemców z legalnego pobytu – podkreśla ekspertka ds. legalizacji zatrudnienia cudzoziemców z Grupy Progres.

W warunkach rosnącej złożoności procedur rośnie także ryzyko rozwoju szarej strefy usług pośrednictwa oraz nieformalnej „pomocy” w składaniu wniosków.

– Tam, gdzie system jest trudny i nieintuicyjny, pojawiają się pośrednicy. To naturalny mechanizm. Problem w tym, że często odbywa się to poza kontrolą i generuje kolejne ryzyka – mówi Julia Nowicka.

MOS 2.0 wystartował – i od razu napotkał przeszkody

Pierwsze doświadczenia z funkcjonowania systemu MOS 2.0 w dniu jego uruchomienia – 27 kwietnia – pokazują wyraźnie, że mimo słusznego kierunku cyfryzacji, wdrożenie nastąpiło w warunkach niewystarczającego przygotowania zarówno użytkowników, jak i samego narzędzia. System został sprawdzony przez zespół Grupy Progres, a już od rana pytania zgłaszali jego pracownicy.

– Już w pierwszym dniu nastąpił wysyp pytań od cudzoziemców dotyczących możliwości złożenia wniosku w formie papierowej, co potwierdza, że poziom świadomości zmian jest niewystarczający – mimo prowadzonych działań informacyjnych. Oznacza to konieczność znacznie dłuższego okresu adaptacji. Dodatkowo pojawiające się błędy formalne i techniczne, w tym niezgodność generowanych formularzy z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu, będą prowadzić do konieczności uzupełniania braków, co bezpośrednio przełoży się na wydłużenie postępowań – podkreśla Julia Nowicka. Ekspertka ds. legalizacji zatrudnienia cudzoziemców w Grupie Progres dodaje, że istotnym ograniczeniem operacyjnym jest również sposób obsługi formularza po stronie pracodawcy – brak możliwości zapisania, edycji czy dołączenia załączników wymusza działanie w czasie rzeczywistym oraz bezbłędną reprezentację lub wcześniejsze przygotowanie pełnomocnictw. Nawet kwestie techniczne, takie jak format zdjęcia, wymagają dodatkowych narzędzi i przygotowania, co pokazuje, że proces nie jest intuicyjny dla użytkownika końcowego. Jej zdaniem nowy system – zamiast natychmiastowego uproszczenia procedur – na etapie początkowym generuje dodatkowe bariery wejścia, zwiększa ryzyko błędów formalnych i wymusza znacznie większe przygotowanie zarówno po stronie cudzoziemców, jak i pracodawców.