Już tylko miesiąc dzieli pracodawców od 5 marca 2026 roku, kiedy w życie mają wejść kluczowe zmiany w zasadach dotyczących zatrudniania cudzoziemców. Projekt ustawy wygaszającej niektóre przepisy ochronne dla obywateli Ukrainy czeka na podpis prezydenta, a firmy muszą przygotować procedury legalizacji pracy, aby uniknąć wysokich kar finansowych i blokady zatrudniania. Presja czasu sprzyja popełnianiu błędów, które mogą kosztować przedsiębiorstwa setki tysięcy złotych i narazić je na utratę pracowników, a nawet zakaz ich zatrudniania.

Liczby pokazują skalę wyzwania. Obecnie w Polsce około 988–993 tysięcy Ukraińców pracujących posiada ochronę czasową (PESEL UKR), z czego około 670 tysięcy jest aktywnych zawodowo. Około 462 tysięcy Ukraińców przebywa w Polsce legalnie na innych podstawach pobytowych, a 92 tysiące posiada pobyt stały lub status rezydenta długoterminowego UE. W latach 2022–2024 Ukraińcy zarejestrowali 77,7 tysiąca jednoosobowych działalności gospodarczych, w tym w 2024 roku powstało ponad 33 tysiące nowych JDG, co stanowiło około 9 procent wszystkich nowych rejestracji. W 2025 roku złożono 455 069 wniosków pobytowych dla obywateli Ukrainy, z czego wydano 225 982 decyzje pozytywne, pozostawiając ponad 229 tysięcy spraw nierozstrzygniętych. Średni czas oczekiwania na decyzje w sprawach pobytowych wynosi obecnie około 300 dni, w niektórych przypadkach przekraczając nawet 500 dni.

Jeden błąd może uruchomić lawinę konsekwencji

Czas ucieka, a każde niedopatrzenie może mieć natychmiastowe konsekwencje. Brak odpowiednich procedur, opóźnienia w weryfikacji dokumentów czy błędna interpretacja nowych przepisów mogą w mgnieniu oka zamienić legalną rekrutację w poważne naruszenie prawa. Przedsiębiorcy, którzy nie przygotują się teraz, ryzykują nie tylko kary finansowe, lecz także utratę kluczowych pracowników i paraliż działalności firmy.

– Nielegalne powierzenie pracy to jedna z najgroźniejszych pułapek w polskim prawie pracy – i zwykle wcale nie oznacza złej woli przełożonych. Zazwyczaj jest wynikiem pośpiechu, nieprecyzyjnej interpretacji przepisów lub braku odpowiedniego planowania – mówi Julia Nowicka, ekspertka ds. legalizacji zatrudnienia cudzoziemców w Grupie Progres. – Problem pojawia się, gdy cudzoziemiec wykonuje obowiązki niezgodne z dokumentami, zaczyna pracę zanim otrzyma wymagane zezwolenie albo kontynuuje ją po jego wygaśnięciu. Za nielegalne powierzenie pracy uznaje się też każdą sytuację, gdy nastąpiła zmiana warunków w trakcie zatrudnienia obcokrajowca niż wskazane w dokumencie np. stanowiska, rodzaju umowy czy wysokości wynagrodzenia – dodaje.

Kary za takie naruszenia mogą być dotkliwe – od 3 000 do 50 000 zł za każdego cudzoziemca, przy czym każda osoba kontrolowana traktowana jest jako odrębne naruszenie. Dwukrotne ukaranie firmy w ciągu dwóch lat skutkuje blokadą możliwości zatrudniania cudzoziemców, ponieważ pracodawca traci prawo do uzyskiwania kolejnych oświadczeń i zezwoleń na pracę. W praktyce oznacza to nie tylko brak możliwości pozyskiwania nowych pracowników, lecz także poważne konsekwencje dla cudzoziemców już zatrudnionych w organizacji — brak możliwości uzyskania lub przedłużenia zezwoleń na pobyt czasowy (kart pobytu), a tym samym utratę prawa do legalnego pobytu i pracy w Polsce. Skutkiem tego może być odpływ stałych pracowników oraz realne zagrożenie dla ciągłości działalności firmy.

Zmiany w ustawie i koniec uproszczeń od marca 2026

Wejście ustawy w życie oznacza, że 5 marca 2026 roku wprowadzony zostanie trzyletni okres przejściowy dla obywateli Ukrainy przebywających w Polsce legalnie na innych podstawach pobytowych. W tym czasie stopniowo będą przechodzić na system oświadczeń o powierzeniu pracy. Uchylony zostanie art. 42a, który do tej pory umożliwiał wydanie zezwolenia na pobyt czasowy nawet w sytuacji niespełnienia wszystkich przesłanek ustawowych. W praktyce dotyczy to około 229 tysięcy nierozstrzygniętych wniosków z 2025 roku, które wcześniej mogły korzystać z uproszczonego trybu legalizacji.

– Uchylenie art. 42a oznacza koniec przywilejów dla wnioskodawców w trudnej sytuacji życiowej i wymaga od pracodawców jeszcze większej skrupulatności w dokumentowaniu zatrudnienia – podkreśla Julia Nowicka, ekspertka ds. legalizacji zatrudnienia cudzoziemców w Grupie Progres. – Dla wielu cudzoziemców to dodatkowy stres i niepewność, a dla firm większa odpowiedzialność za każdy etap procesu. Nawet drobne błędy formalne mogą dziś zaważyć na możliwości dalszej pracy i pobytu w Polsce – zaznacza.

Dokumenty legalizujące pracę nie wybaczają pośpiechu

Oświadczenie o powierzeniu pracy, zezwolenie na pracę i karta pobytu wymagają pełnej zgodności z warunkami zatrudnienia. Każda zmiana stanowiska, wymiaru etatu czy wynagrodzenia wymaga aktualizacji dokumentów. Brak dostosowania dokumentacji nawet przez kilka dni może skutkować uznaniem pracy za nielegalną.

Przykładem jest sytuacja, w której pracownik Ukrainy awansował na brygadzistę, a nowe oświadczenie zostało wydane dopiero po czterech dniach. W tym czasie praca została zakwalifikowana jako nielegalna, a firma, która miała wcześniejsze naruszenie, straciła możliwość zatrudniania cudzoziemców na dwa lata.  – Dokument legalizujący pracę musi być zgodny jeden do jednego z rzeczywistymi warunkami zatrudnienia. Nawet krótkie opóźnienie może prowadzić do kar sięgających dziesiątek tysięcy złotych – podkreśla Julia Nowicka z Grupy Progres.

Delegacje zagraniczne pod lupą

Każdy obywatel Ukrainy korzystający z ochrony czasowej nie może wyjechać z Polski na delegację trwającą ponad 30 dni, ponieważ grozi to utratą legalności pobytu. Każda planowana delegacja powinna być poprzedzona indywidualną analizą, aby nie narazić firmy na konsekwencje prawne. W praktyce dotyczy to zarówno kobiet, jak i mężczyzn, którzy pracują w Polsce w oparciu o PESEL UKR.

Nowa lista zawodów deficytowych – szansa dla firm

Dodatkowym elementem zmieniającym sytuację pracodawców jest projekt rozporządzenia opublikowany w piątek, 30 stycznia 2026 roku, przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Dokument zawiera listę aż 329 zawodów deficytowych. Jeśli wejdzie w życie, oznaczać będzie m.in. priorytetowe rozpatrywanie wniosków o zezwolenia na pracę, pobyt i wizy dla cudzoziemców wykonujących te zawody. Dla firm może to być realne wsparcie w uzupełnianiu braków kadrowych, ale tylko pod warunkiem prawidłowego przygotowania dokumentacji i spełnienia nowych wymogów formalnych.

– W najbliższych miesiącach legalizacja zatrudnienia przestanie być wyłącznie kwestią formalną, a stanie się elementem realnego zarządzania ryzykiem w firmach. Pracodawcy, którzy już dziś uporządkują procesy i potraktują prawo jako część strategii HR, zyskają przewagę konkurencyjną – ocenia ekspertka z Grupy Progres. – Kluczowe jest planowanie zatrudnienia cudzoziemców z wyprzedzeniem, bieżąca weryfikacja zgodności warunków pracy z dokumentami oraz kontrola terminów ważności oświadczeń i zezwoleń. Audyt legalności zatrudnienia pozwala nie tylko uniknąć kar finansowych i blokady zatrudniania cudzoziemców, ale też zachować stabilność operacyjną. Jeśli pojawia się myśl: „a może u nas też coś jest nie tak?”, to najlepszy moment, by to sprawdzić – zanim zrobi to kontrola z PIP lub straży granicznej – podsumowuje Julia Nowicka.